Proses Akış Şeması Nedir?

Proses Akış Şeması Nedir?

Proses Akış Şeması Nedir?

Proses akış şeması, bir işlemi, sistemi veya bilgisayar algoritmasını gösteren bir diyagramdır. Net, anlaşılması kolay diyagramlarla genellikle karmaşık süreçleri dokümante etmek, incelemek, planlamak, geliştirmek ve iletmek için birçok alanda yaygın olarak kullanılırlar.  Akış şemaları art arda aynı süreç kutularını içerebileceği gibi ana sürecin farklı adımlarını tanımlamak için belge, karar simgesi, başlangıç adımı, gecikme sembolü ve veritabanı sembolü içeren farklı şekiller de kullanılabilir. Proses akış şemaları basit ve elle çizilmiş olabileceği gibi çok sayıda bileşeni içeren ve kapsamlı bir bilgisayar çizimi de olabilir. Akış şemaları birçok amaç için kullanılabilir. Burada kullanıcılar teknik veya teknik olmayan çalışanlardan oluşabilir.  Akış çizelgeleri bazen Süreç Akış Şeması, Süreç Haritası, İşlevsel Akış Şeması, İş Süreçleri Haritalaması gibi daha özel isimlerle adlandırılır. 

Temel akış şeması nasıl planlanır ve çizilir?

  1. Amacınızı ve kapsamınızı tanımlayın. Başarmayı umduğun şey nedir? Bu amacı gerçekleştirmek için doğru başlangıç ve bitiş noktalarıyla doğru şeyleri mi okuyorsunuz? Araştırmanızda yeterince ayrıntılı olun, ancak hedef kitlenizle iletişim kurmak için çizelgenizde yeterince basit olun.
  2. Görevleri kronolojik sıraya göre tanımlayın. Bu, katılımcılarla konuşmayı, bir süreci gözlemlemeyi ve / veya mevcut herhangi bir belgeyi gözden geçirmeyi içerebilir. Adımları not formunda yazabilir veya kaba bir tablo başlatabilirsiniz.
  3. İşlemleri, karar, veriler, girdiler veya çıktılar gibi türüne ve karşılık gelen şekle göre düzenleyin. Grafiğinizi elle çizerek veya bir program kullanarak çizin.
  4. Akış çizelgenizi onaylayın, sürece katılan insanlarla adım adım ilerleyin. Amacınız için önemli olan hiçbir şeyi kaçırmadığınızdan emin olmak için işlemi gözlemleyin.

Kullanıcıları aklınızda bulundurun ve grafiğinizdeki ayrıntıları onlara göre ayarlayın. Anlaşılabilir olması akış çizelgelerinin ana hedefidir.

Grafik çizdiğiniz süreç farklı ekipler veya bölümler içeriyorsa, sorumlulukları ve iş devirlerini açıkça göstermek için başka bir şema kullanmayı düşünün.

Grafiğinizi “düzenlemek” ve mantıksal olarak akışını sağlamak için sayfa içi veya sayfa dışı bağlayıcıları kullanın. Bu, bir grafiği ayrı sayfalara bölmenize ve yine de iyi şekilde göstermenize izin verebilir.

Aşağıda Proses Akış Şeması sembollerinden en yaygın kullanılan semboller ve anlamlarına ait tablo bulunmaktadır. Süreç Şeması çizerken bu tablodan faydalanabilirsiniz.

Sembol

Başlık

Anlamı

Başlangıç / Bitiş Sembolü Sonlandırıcı simgesi sistemin başlangıç veya bitiş noktasını gösterir. Genellikle "Başlat" veya "Son" kelimelerini içerir.
Eylem veya İşlem Sembolü Bir kutu, daha büyük bir işlem içerisinde tek bir adımı ("iki bardak unu ekleyin") veya tüm alt işlemi ("ekmek yapmak") temsil edebilir.
Belge (Doküman) Sembolü Basılı bir belge, doküman veya rapor.
Birden çok belge simgesi İşlemdeki birden fazla belgeyi temsil eder.
Karar Simgesi Bir karar veya dallanma noktası. Farklı kararları temsil eden çizgiler, şekilin farklı noktalarından ortaya çıkar.
Giriş / Çıkış Sembolü Müşteri siparişi (girdi) veya ürün (çıktı) gibi sisteme giren / çıkan materyal veya bilgileri temsil eder.
Manuel Giriş Simgesi Bir kullanıcıdan bilgileri elle girmesinin istendiği bir adımı temsil eder.
Döngü (Hazırlık Sembolü) İşe hazırlanan adımlar ile gerçekten işe yarayan adımlar arasında ayrım yapar. Kurulumu aynı süreç içerisinde başka bir adıma tanıtmaya yardımcı olur.
Altprogram Sembolü Daha büyük bir işlemin içine gömülü belirli bir görevi gerçekleştiren bir eylem sırasını belirtir. Bu eylem sırası ayrı bir akış şemasında daha ayrıntılı olarak açıklanabilir.
Gecikme Sembolü İşlemdeki gecikmeyi gösterir.
Veri Depolama veya Depolanan Veri Sembolü Verilerin depolandığı bir adımı gösterir.
Veritabanı Sembolü Kullanıcılar tarafından arama ve filtrelemeye izin verecek bir depolama servisinde bulunan verileri temsil eder.
Dahili Depolama Sembolü Yaygın olarak yazılım tasarımlarını eşleştirmek için kullanılan bu şekil, dahili bellekte depolanan verileri gösterir.
Akış hattı (Ok, Bağlayıcı) Akış çizgisi bağlayıcı işlemin akış yönünü gösterir.