Doküman Yönetimi için Gerekli 10 Kural

Doküman Yönetimi için Gerekli 10 Kural

Doküman Yönetimi için Gerekli 10 Kural

1. Tutarlı Klasör Yapısı

Çoğu işletme, klasörlerin adlandırılması ve yapılandırılması konusunda tutarlı olma için büyük bir problem yaşar. Yeni klasör yapıları oluşturulurken klasörler yanlış etiketlenebilir ve unutulabilir. Elektronik belge yönetimi yazılımlar, kuruluşların faaliyetlerinin her biri için tutarlı bir dosya yapısı sağlamak için şablonlar oluşturmanıza olanak sağlar. Elektronik doküman yönetimi ile şirketinizin kabul edebileceği ve değiştirebileceği bu dosya yapıları için mevcut şablonlar sağlar veya şirketiniz, dosya yapısı şablonlarını istediğiniz gibi oluşturabilirsiniz. Muhasebe müşterileri, İK, yatırım müşterileri ve ödenecek hesaplar gibi dosya dolabınızın her biri için dosya yapısı şablonları oluşturulabilir. Bu yapılar, her yeni dönem için müşteri tabanının tamamında toplu olarak uygulanabilir ve bu sayede siz ve çalışanlarınız sayısız verimlilik sağlar.

2. Tutarlı Belge İsimleri

İşletmeler sadece klasör adlandırma tutarlılığı ile değil aynı zamanda doküman adlarının tutarlılığı ile de problem yaşamaktadır. İnsanlar dosyaları istedikleri gibi adlandırırlar; bu, adlandırmadığınız bir dosyayı ararken büyük bir baş ağrısı yaratır. Doküman yönetimi yazılımının sağladığı şablonlarla birlikte şirketiniz, her klasörde bulmayı umduğunuz belgelerin adları için şablonlar içerebilir. Bunlara önceden tanımlanmış belge adları denir. Örnek olarak; Klasörlerinizden biri satınalma belgeleri içeriyorsa, aşağıdaki önceden tanımlanmış belge adlarını bulabilirsiniz: “Satınalma Talebi”, “Satınalma prosedürü”.  Klasör yapısı şablonlarındaki klasörler gibi, önceden tanımlanmış belge adları tamamen özelleştirilebilir. Önerilen önceden tanımlanmış adlar, herhangi bir zamanda değiştirilebilecek şablon yapılarında verilebilir. Önceden tanımlanmış belge adları, belge adına eklenecek geçerli tarihi sağlayacak bir formül bile içerebilir. Tarihi belge adının başına koyarak, tüm dosyalar klasörlere bakarken kronolojik sırada olacaktır.

3. Çoklu Klasör Yapısı

Muhtemelen tüm işletme belgelerinizi saklamak için birden fazla dosya dolabı kullanıyorsunuz - satınalma işleri, üretim verisi, insan kaynakları ve diğer işletme idari belgeleri. Peki bunu elektronik olarak nasıl yapıyorsunuz?  Elektronik ortamda doküman yönetimi, klasörlere ve dosyalara kadar fiziksel dosya dolabınızın eksiksiz bir benzerini oluşturmanızı sağlar sağlar. Ofisiniz için en iyi çözümlerden biri, çoklu sanal dosya dolapları oluşturmaktır. Müşterileriniz ve yatırım müşterileriniz için bireysel dosya dolapları oluşturmak, özellikle denetleme konusunda kritik öneme sahiptir. Bu, işinize yatırım yapan taraf için bir denetçinin, işinizle ilgili diğer dosyaları değil yalnızca yatırım dosyalarını görüntülemesini sağlar.

4. Erişim ve İzinler

Müşteri veri tabanınızdan duyduğumuz ortak bir gizli veri miktarının uygulamalar içinde endişe verici bir oranda artmaya devam etmesidir. Bu, elbette, hem dış hem de iç kaynaklardan gelen gizli bilgilere karşı artan sayıda tehdit oluşturur. Bu veriler müşterileri için belgeleri, kendi finansal bilgilerini ve İK kayıtlarını içebilir. Bu konuda mevcut durumunuzu değerlendirmeniz ve belgelerinize sadece hak sahibi olanlar tarafından korunuyor mu ve bunlara erişilebiliyor mu diye kontrol etmeniz gerekmektedir. Firmanız içinde rol tabanlı güvenlik ayarlamanız gerekmektedir. Kullanıcı grupları ve bireysel kullanıcılar önceden belirlenmiş erişim hakları ile bir yapı oluşturmanız kuruluşunuz için gereklidir. Başka bir deyişle, bu, bir yöneticinin, hangi dosya dolaplarına erişebildikleri ve belgeler için ne tür erişime sahip oldukları dahil olmak üzere, her kullanıcının ne tür erişime sahip olacağını belirlemesini sağlar. Rol tabanlı güvenlik her seviyeye, dokümanlara, klasörlere ve belgelere erişim yetkileri tanıyabilirsiniz. Bu işlevsellik, idari asistanlara ve diğer ofis çalışanlarına erişim sağlamanıza izin verir, böylece eş zamanlı olarak ilişkili olmayan kişilerin bu bilgilere erişmelerini engellerken yatırım bilgilerine de erişebilirler.

5. Belge Saklama Politikaları

Belgeleri gerekenden daha uzun tutmak, özellikle de üretim, muhasebe ve insan kaynakları birimleri için yaygın bir sorun oluşturabilir. Belgeler daha uzun süre saklanır, çoğunlukla belgeleri temizlemenin zorlukları (kağıt veya elektronik) veya basitçe çoğu insan belirli belgeleri ne kadar süreyle saklamak için gerekli olduklarını bilmediği için saklanır. Her sektörde, şirketinizin belgelerinizin bir kopyasını ne kadar süreyle saklaması gerektiği konusunda kurallar ve düzenlemeler vardır. Finans endüstrisinde, belgelerin genellikle on yıl saklanması gerekir; ancak, belirli belgelerin saklama gereklilikleri için uyumluluk kılavuzunuza başvurmak grekmektedir. Doküman yönetimi sistemiz ile, ofisinizin belirli bir dosya dolabına girilen tüm belgelerdeki tutma politikasını ayarlamasına izin veren bir belge tutma metodu kurgulamalısınız.

6. Güvenli Dosya Paylaşımı

Kendinize sorabileceğiniz en sık sorulan sorulardan biri “Dosyalarım korunuyor mu?”. E-postanın bilgilerinizi dışarıdaki kişilerin kullanımına sunmanın yaygın bir yolu olduğunu biliyor muydunuz? Dosyaları e-postayla göndermek, dosyaları başkalarıyla paylaşmanın en yaygın yoludur. Belgelerinizi postayla göndermek ise, çalışma belgelerini paylaşmanın diğer yaygın (yavaş ve pahalı) yollarıdır. Belgeleri müşterileriyle veya iş arkadaşlarıyla paylaşmak için kullanılan tüm bu yöntemler çoğu durumda güvensiz ve pahalıdır. 

7. Transit ve saklanma Durumundaki Veriler

Kağıtsız sürece başlayan çoğu ofiste şu soru ortaya çıkıyor, “Belgelerim ne kadar güvende?” oluşturdukları dosya yapısındadır. Bu sorunların çoğu, Microsoft Windows® klasör yapılarının kullanılması ve dosya şifrelemesinin olmayışı veya dosyaların nasıl şifreleneceğine ilişkin bilgilerden kaynaklanmaktadır. İyi bir doküman yönetimi uygulayabilmek için elektronik ortamdaki dokümanlarınızın gizlilik seviyelerine göre şifrelenmesini sağlamanız gerekir.

8. Denetim Uyumluluğu

İç ya da dış olarak işinizin denetimini hiç yaptınız mı?Dokümanlarınızın ve kayıtlarınızın saklama kurallarına uyumu korumak, belge yönetim yapınızdaki tüm eylemleri izlemenizi gerektirir. Bu, belgeleri görüntüleme, dosyaları düzenleme ve belgeleri silme veya temizleme gibi işlemleri takip etmek anlamına gelir. 

9. Yapılandırılmamış Verileri Yönetme

Bilgisayarınızın masaüstüne bakın. Şimdi “Belgelerim” klasörünüze bakın. Doğrudan bilgisayarınızda kaç belge saklıyorsunuz? Şirketler tamamen yönetilmeyen bir veriye sahiptir. Bu tür belgeler e-postaları, Word ve Excel belgelerini ve hatta resimleri içerir. Süresi geçmiş dokümanların kontrolsüz şekilde saklanması ve gerektiği zamanda yanlış dokümanın kullanılması işletmenizde kötü durumları oluşturur. Müşterilerinize fiyat listenizi göndermek 

10. İkili Giriş Hatalarını Ortadan Kaldırma

Elbette, şirketlerin verilerini daha iyi yönetmelerine yardımcı olmak için çok çeşitli yazılım çözümleri kullanmaları yaygındır. Bu genellikle müşteri, satıcı veya çalışan için bilgi girişini çoğaltmak zorunda olan bir işlem yaratır. Bu çoğaltma ile diğer programlarla yakalanan yazım ve bilgilerin tutarsızlığı ortaya çıkar.