Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Döküman kuruluşlar bünyesinde ki faaliyet metotları ile ilgili bilgilerin toplaması, sınıfladırılması ve kolayca yararlanılmasını sağlamak için kullanılan yöntemdir. Dokümanlar kuruluş faaliyetlerinin neler olduğunu anlattığı gibi bu faaliyetlerin alt detaylarını veya çalışanların görev tanımlarının anlatıldığı gibi farklı amaçlar için kullanılabilir. 

Kuruluşlar bünyesinde dokümanların oluşturulması, onaylanması, ilgili kişilere yayınlanması, yayından kaldırılması, sürüm değişikliklerinin kontrolü, arşivlenmesi ve gizliliğe uygun şekilde yönetilmesi ISO yönetim sistemlerinin başlıca zorunlulukları arasında gelmektedir. Bu isterlerin kuruluşlar tarafından sağlanabilmesi için doküman yönetim sistematiğinin kurulması ve disiplinli bir şekilde işletilmesi gerekmektedir. Doküman Yönetimi, kuruluşunuzun basılı veya elektronik belgelerini görüp yönetebildiği, kullanıcılar tarafından oluşturulan veya değiştirilen versiyonlarının izlenmesine olanak sağlayan otomatik veya manuel işleyen bir süreçtir. Doküman yönetimi için manuel yöntemler kullanılabildiği gibi tamamen otomatize yazılım odaklı çözümler de bulunmaktadır.

Doküman Yönetim Sistemi, bir belge tarayıcı kullanılarak oluşturulan basılı bilgilerin elektronik dokümanlarını ve elektronik görünümlerini yönetmek, saklamak ve izlemek için kullanılan bir sistem veya uygulamadır. Gümümüzde Doküman Yönetimini, bir kurumdaki evrakları düzenleyen ve kontrol eden bir yazılım olarak tanımlayabiliriz. Doküman ve içerik arama, iş ve süreç akışları, doküman havuzları vb. aşamaları içerir. 

Yazılım ortamında doküman yönetim sistemi ile tanışmamış kuruluşlar mevcut yönetimlerini manuel olarak yönettiklerinden dolayı, birçok işlevi hem yavaş hem de düzenli olarak gerçekleştirememektedir.

Doküman yönetim sistemi olmamasından dolayı;

•    Farklı lokasyonlarda veya departmanlarda çalışan personelin aynı doküman üzerinde ortak çalışmalar düzenleyememesi
•    Dokümanların gizlilik, bütünlük ve erişilebilirliği hakkında yetkilendirmelerin düzgün yapılamaması
•    Dokümanların düzenlenebilir olmamasından kaynaklı olarak bol miktarda kağıt harcanmasına sebebiyet vermesi 
•    Dokümanların bulunabilirliği ve paylaşımı konusunda sıkıntıların yaşanması
•    Periyodik olarak güncellenmesi veya yenilenmesi gereken dokümanların periyotlarına uyulmaması
•    Doküman onay sürecinin çok vakit alması vb.

gibi problemler yaşanmaktadır. 

Doküman yönetim sistemi kullanımı yukarıda yazılan problemlerin tamamına çözüm getirdiği gibi kuruluşlar içerisinde uygulanan yönetim sistemleri, sözleşme yönetimi, mevzuat takibi, süreç yönetimi vb. uygulamaları da elektronik olarak yönetmenize olanak sağlamaktadır.  Doküman Yönetimi, içerik yönetiminin birincil teknolojik adımlarından biridir. Bu teknolojik adım ile birlikte doküman yönetim sistemi kuruluşlara belirli özellikler getirmektedir. 

Doküman Yönetimindeki önemli özelliklerden bazıları şunlardır:

•    Herhangi bir çalışanın oluşturmuş olduğu doküman ile ilgili başka bir çalışanın o doküman üzerinde eş zamanlı olarak değişiklik yapması
•    Bir kişinin değişikliklerinin diğerinin üzerine yazmaması için bir belgenin eşzamanlı düzenlemesini koordine etmek için giriş / çıkış ve kilitleme.
•    İlgili dokümanlara erişim yetkilendirmeleri yaparak kimin hangi dokümanı okuması, düzenlemesi ve silmesi gibi yetkilendirmelerin tanımlanmasının sağlanması
•    Versiyon kontrolü yaparak, eski versiyon ve yeni versiyon arasındaki değişiklikleri görme imkanı sunması
•    Dokümanın aktif / pasif durumunun ayarlanması
•    Doküman üzerinden yapılan değişiklikler ile ilgili kullanıcı loglarının tutulması
•    Doküman onaylarının elektronik ortamda gerçekleşmesi 
•    Bilgisayar, cep telefonu ve tablet gibi günümüz teknolojisinde yoğun kullanılan ekipmanlar üzerinden dokümanlara erişimin sağlanması vb.

gibi bir çok avantaj sağlamaktadır.

Günümüzde doküman yönetim sistemleri, KOBİ’lerden, global kullanıcı kitlesine hizmet veren büyük ölçekli kurumsal yapılandırmalara göre değişiklik göstermektedir. Doküman yönetim sistemi, belge dosyalama uygulamalarını elektronik olarak dahil etmek için bir yol sağlar. Bunlar şunları içerir:

•    Saklama yeri
•    Erişim ve güvenlik kontrolleri
•    Versiyon kontrolü
•    Erişim loğlarının tutulması
•    Giriş / Çıkış loglarının tutulması vb.

Doküman Yönetimi, bağımsız olarak tanınmaya ve kullanılmasına rağmen, bir Kurumsal İçerik Yönetimi ortamında bulunan ortak bir bileşendir.

Belgelerin kuruluşun yönetimini ve temel iş faaliyetlerini destekleyecek şekilde yönetilmesi esastır. IMSS Doküman Yönetim Sistemi Yazılımı, bir elektronik belge yönetim sistemi olup yönetilen belgelerin doğruluğunu, bütünlüğünü ve okunabilirliğini korumak için gereken minimum gereksinimleri sağlar. Doküman yönetim sisteminin en önemli amacı, Depolanan dokümanların doğruluğunu ve bütünlüğünü korumaktır. IMSS Doküman Yönetim Sistemi dokümanların saklanması, revizyon kayıtlarının tutulması, personelin son revizyondaki dokümana erişmesi, dokümanlar ile ilgili iş akışı oluşturulması ve dokümanların imha edilmesi vb. bir çok standardın istemiş olduğu gereksinimini  tek başına sağlamaktadır.

Yazılım ortamında doküman yönetimi uygulaması için IMSS doküman yönetim modülünü inceleyebilirsiniz.